Zaključuješ delovni dan in še enkrat pogledaš seznam nalog. Tista, ki si se ji danes želela posvetiti, je ponovno ostala nedokončana.

Ves dan si delala. Odgovarjala strankam, urejala dokumente, reševala težave in poskrbela za stvari, ki jih zjutraj sploh še ni bilo na seznamu.

Pomembne naloge si se celo lotila. Potem je zazvonil telefon, prišlo je novo sporočilo in nekdo je potreboval nekaj »samo še na hitro«.

Zdaj bi morala zaključiti, ti pa imaš občutek, da potrebuješ še nekaj ur.

»Kaj sem danes sploh naredila?«

Naredila si veliko. Poskrbela si, da je posel tekel.

Stranke so dobile odgovore, težave si rešila in dogovorjene obveznosti opravila. Toda za spremembo, ki si jo želela narediti v svojem poslu, je spet zmanjkalo časa.

In zase tudi. Ko si doma, z mislimi še vedno dokončuješ delovni dan.

»Moram se samo bolje organizirati.«

Morda je to prva misel, ki se ti pojavi ob takšnem večeru.

Potrebuješ boljši urnik. Natančnejši seznam. Nov planer, v katerem bo končno vse na svojem mestu.

Morda imaš doma že nekaj takšnih planerjev. Prve strani so popisane, preostale pa skoraj prazne.

Na začetku si zapisala cilje in razporedila naloge. Nekaj dni je bilo lažje. Potem so prišle prošnje strank, nepričakovane obveznosti in stvari, ki jih je bilo treba urediti takoj.

Načrt se je ponovno umaknil sprotnemu delu.

To ne pomeni, da se nisi dovolj potrudila. Organizacija ti lahko pomaga razporediti delo. Potrebuješ pa tudi odločitev, čemu boš namenila čas, ko vsega ne moreš opraviti.

Če vsaka naloga ostane na seznamu in se vsaka zdi pomembna, je težko izbrati, katera bo dobila tvojo pozornost najprej.

Stranka čaka odgovor. Pregled cen pa spet čaka nate.

Čez dan te hitro začne voditi vprašanje: kaj najbolj gori?

Stranka potrebuje odgovor. Rok se približuje. Nekaj se zaplete in moraš poseči vmes.

Pomembne poslovne odločitve pa pogosto nimajo roka, ki bi te prisilil, da se jim posvetiš.

Že nekaj časa razmišljaš, da bi pregledala cene. Predala del dela. Spremenila dogovor s stranko, ki pričakuje tvojo stalno odzivnost. Opustila storitev, ki ti vzame preveč časa glede na to, koliko ti prinese.

Vse to lahko počaka do jutri.

Medtem ponovno sprejmeš delo po stari ceni, sama opraviš nalogo, ki bi jo lahko predala, in odgovoriš tudi po koncu delovnega dne.

Odločitev ostaja odprta, njene posledice pa občutiš vsak dan.

Tudi sama sem pomembni nalogi začela zavestno namenjati čas, preden so dan zapolnile druge obveznosti. Pri urejanju cen sem si dovolila razmislek v miru. Odločitev sem sprejela vnaprej, zato mi je ob naslednjem povpraševanju ni bilo treba ponovno premlevati.

Ceno sem lahko povedala mirneje, brez takojšnjega iskanja pojasnil ali razmišljanja o popustu.

Pri cenah je pomembna tudi poslovna podlaga: čas za izvedbo, stroški in obseg dela. Ko jih pregledaš, imaš konkretne informacije, na katere se lahko opreš.

»Ampak moje obveznosti so res nujne.«

Morda ob tem pomisliš: »Stranke čakajo. Roki obstajajo. Nekdo mora delo opraviti.«

Res je. Posla ne moreš preprosto ustaviti in si vzeti celega dneva za razmislek.

Če pa sprotne obveznosti vsak dan porabijo ves tvoj čas, je vredno pogledati tudi količino dela, dogovore s strankami in razdelitev odgovornosti.

Morda sprejemaš več dela, kot ga lahko opraviš v svojem delovnem času. Morda se vsaka naloga ali odločitev ustavi pri tebi. Lahko tudi nimaš dovolj pomoči, čeprav jo glede na obseg dela potrebuješ.

Jasnejše prioritete pomagajo. V prepolnem tednu pa potrebuješ tudi odločitev, kaj boš prestavila, predala ali prevzemala v manjšem obsegu.

Če se zaradi obveznosti redno odpoveduješ počitku, zjutraj vstajaš utrujena in tudi doma težko odmisliš posel, je vredno temu nameniti pozornost. Še posebej, kadar se takšni dnevi ponavljajo in si od dela težko opomoreš.

Veš, kaj bi bilo smiselno spremeniti. Pa odločitev prestaviš.

Včasih prostor v urniku ni edina ovira.

Veš, da bi morala pregledati cene, vendar te skrbi odziv strank. Želiš predati nalogo, a dvomiš, da bo opravljena dovolj dobro. Potrebuješ drugačen dogovor, vendar ti je neprijetno povedati, da dosedanji način zate ne deluje več.

Zato se morda raje lotiš nečesa, kar znaš hitro urediti. Odgovoriš na sporočilo, pripraviš dokument ali sama dokončaš delo.

Nekaj je opravljeno. Zahtevnejša odločitev pa ostane odprta.

Pri tem je smiselno pogledati oboje: kaj tvoj posel potrebuje in kaj ti otežuje izvedbo spremembe.

V sebi nosiš veliko stvari, tudi kadar jih trenutno ne opravljaš.

Odprta odločitev se ti lahko vrača v misli med drugim delom in po koncu dneva. Zato je koristno določiti, kdaj se ji boš posvetila in katere informacije potrebuješ, da boš lahko odločitev sprejela.

Tudi potem lahko ostane nekaj nelagodja. Prvi drugačen odgovor stranki ali prva predaja naloge sta lahko zahtevna, če si bila dolgo vajena ravnati drugače.

Pregled cen si želiš urediti. Kdaj bo dobil svoj čas?

Uporaben načrt ti pomaga izbrati, kaj želiš v naslednjem obdobju premakniti, in to povezati s svojim dejanskim tednom.

V njem določiš:

• en glavni cilj in prioritete, ki ga podpirajo;
• prve izvedljive korake;
• kaj lahko počaka;
• česa ne boš prevzemala in kaj lahko predaš;
• kdaj boš zaključila delo in imela čas zase.

Če želiš pregledati cene, prvi korak morda ni ureditev celotnega cenika. Lahko je pregled časa in stroškov pri eni storitvi.

Za ta korak si določiš čas. Potem pa se odločiš tudi, katera druga naloga se bo umaknila, da boš ta čas res imela.

Predvidiš še, kako boš ravnala, če vmes pride nova prošnja. Ali zahteva takojšen odziv? Ali se lahko o roku dogovoriš drugače?

Tako pomembna naloga dobi svoje mesto v tednu. In čas zase ne ostaja odvisen samo od tega, ali bo po delu še kaj prostega.

Preden današnji seznam prestaviš na jutri

Ob koncu dneva si vzemi nekaj minut in se vprašaj:

»Kaj mi je danes vzelo največ časa ali energije in se ponavlja iz dneva v dan?«

Morda so to stalne prekinitve. Naloga, ki jo vedno prevzameš sama. Stranka, ki pričakuje takojšen odgovor. Ali odločitev, ki jo že dolgo prestavljaš.

Zapiši eno konkretno situacijo.

Ob njej označi, kaj bi lahko spremenila: drugačen rok, jasnejši dogovor, predaja dela ali čas za odločitev, ki je doslej ostajala odprta.

Danes ti še ni treba urediti vsega. Najprej poglej, kje se isti vzorec ponavlja in kaj bi bil izvedljiv prvi korak.

Ko se naslednjič vprašaš, kaj si sploh naredila, priznaj tudi delo, zaradi katerega je posel tekel. Obenem si lahko želiš, da pomembne odločitve dobijo svoj čas in da ti ob koncu dneva ostane nekaj energije tudi zase.

Če se v zapisu prepoznaš, mi napiši sporočilo in povej: kaj v tvojem poslu vedno znova ostane za jutri?